1 Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności opisuje sposób, w jaki gromadzimy, przetwarzamy i udostępniamy posiadane przez nas dane osobowe. Dane osobowe to wszelkie informacje, które mogą posłużyć do identyfikacji osoby fizycznej. Administratorem Twoich danych osobowych jest Flovi sp. z o.o., ul. Bobrowiecka 8, 00-726 Warszawa, numer KRS: 0001192586, o ile nie określono inaczej.

Ważne jest dla nas, żebyś czuł się bezpiecznie w związku ze sposobem, w jaki przetwarzamy Twoje dane osobowe. Podejmujemy działania mające na celu zapewnienie ochrony Twoich danych osobowych oraz przetwarzanie ich zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych oraz naszymi wewnętrznymi procesami i praktykami.

2 Gdzie gromadzimy Twoje dane osobowe?

Możemy gromadzić Twoje dane osobowe w następujący sposób:

• Dane osobowe, które nam przekazujesz, przykładowo w ramach relacji z klientem lub współpracy, wypełniając formularze na naszej stronie internetowej, kontaktując się z nami telefonicznie, pocztą elektroniczną lub za pośrednictwem naszej strony internetowej.

• Dane osobowe, które gromadzimy lub które powstają automatycznie podczas odwiedzania naszej strony internetowej. Automatycznie gromadzimy pewne informacje o Tobie i Twojej wizycie, takie jak adres IP.

3 Kiedy i dlaczego przetwarzamy Twoje dane osobowe?

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w następujących celach:

3.1 Klienci

Zarządzanie relacjami z klientem i świadczenie usług

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu zarządzania relacjami z nami, np. świadczenia usług opartych na relacjach i fakturowanie.

Okres przechowywania: Twoje dane osobowe będą przechowywane przez cały okres trwania relacji z klientem oraz przez dwa lata po zakończeniu tej relacji.

Odbiorcy: Usługodawcy, spółki grupy i inni odbiorcy zgodnie z sekcją 4.

Komunikacja z klientami

W celu komunikacji z klientami nasza strona internetowa zawiera formularz kontaktowy, za pomocą którego gromadzimy Twoje dane osobowe po przesłaniu formularza. Ponadto komunikacja z klientami jest możliwa za pośrednictwem poczty elektronicznej i telefonu, w którym to przypadku również gromadzimy Twoje dane osobowe.

Okres przechowywania: Twoje dane osobowe będą przechowywane przez cały okres trwania relacji z klientem oraz przez dwa lata po zakończeniu tej relacji.

Odbiorcy: Usługodawcy, spółki grupy i inni odbiorcy zgodnie z sekcją 4.

Newsletter i marketing

Jeśli subskrybujesz nasz newsletter, przetwarzamy następujące dane osobowe w celu wysyłania naszego newslettera i promowania naszych usług.

Okres przechowywania: Twoje dane osobowe będą przetwarzane tak długo, jak będziesz subskrybentem naszego newslettera. Proszę pamiętać, że w każdej chwili masz możliwość wycofania zgody na przetwarzanie swoich danych osobowych w celach marketingowych.

Odbiorcy: Usługodawcy i spółki grupy zgodnie z sekcją 4.

3.2 Niezależni kierowcy

Zarządzanie stosunkami umownymi

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu zarządzania stosunkiem umownym, gdy pozostajesz z nami w stosunku umownym jako niezależny kierowca.

Jeśli zarejestrujesz się na platformie Flovi, aby zostać niezależnym kierowcą, przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu oceny i priorytetyzacji kandydatów, dopasowania kierowców do odpowiednich zadań oraz analizy profili kierowców w celu poprawy naszej rekrutacji i wydajności operacyjnej.

Przetwarzanie danych dotyczących lokalizacji

Przetwarzamy dane dotyczące lokalizacji w czasie rzeczywistym z urządzeń mobilnych niezależnych kierowców, aby zapewnić bezpieczeństwo klientów, wydajność operacyjną i jakość usług. Dane dotyczące lokalizacji są wykorzystywane do optymalizacji tras i monitorowania przemieszczania się. Gromadzenie danych dotyczących lokalizacji jest ściśle ograniczone do czasu świadczenia usługi i nie będą one ujawniane osobom trzecim bez uprzedniej wyraźnej zgody, z wyjątkiem sytuacji, gdy jest to wymagane przez prawo, konieczne do wykonania umowy o świadczenie usług lub gdy zostanie to zgodnie z prawem zażądane przez organy w toku trwającego postępowania karnego.

Okres przechowywania: Twoje dane osobowe będą przechowywane przez cały okres trwania stosunku zlecenia oraz przez dwa lata po zakończeniu stosunku zlecenia, chyba że jesteśmy prawnie zobowiązani do przechowywania Twoich danych identyfikacyjnych i finansowych do celów księgowych, w którym to przypadku będą one przechowywane przez pięć lat od zakończenia stosunku zlecenia. Dane dotyczące lokalizacji będą przechowywane przez 7 dni, chyba że klient podniesie związane z tym roszczenie, w którym to przypadku dane są przechowywane do czasu rozwiązania sprawy.

Odbiorcy: Usługodawcy, spółki grupy i inni odbiorcy zgodnie z sekcją 4.

3.3 Odwiedzający stronę internetową i potencjalni klienci

Newsletter i marketing

Jeśli subskrybujesz nasz newsletter, przetwarzamy następujące dane osobowe, w celu wysłania Ci naszego newslettera i promocji naszych usług.

Okres przechowywania: Twoje dane osobowe będą przetwarzane tak długo, jak będziesz subskrybentem naszego newslettera. Pamiętaj, że w każdej chwili możesz wycofać swoją zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych.

Odbiorcy: Usługodawcy i spółki grupy zgodnie z sekcją 4.

Komunikacja

W celu komunikacji nasza strona internetowa zawiera formularz kontaktowy, za pomocą którego zbieramy Twoje dane osobowe po przesłaniu formularza. Ponadto komunikacja jest możliwa za pośrednictwem poczty elektronicznej i telefonu, w którym to przypadku również zbieramy Twoje dane osobowe.

Okres przechowywania: Twoje dane osobowe będą przetwarzane tak długo, jak będzie to konieczne do przetwarzania komunikacji, po czym zostaną usunięte w ciągu jednego roku.

Odbiorcy: Usługodawcy i spółki grupy zgodnie z sekcją 4.

3.4 Obowiązki prawne i roszczenia prawne

Wypełnianie naszych obowiązków prawnych

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu wypełnienia naszych obowiązków prawnych, np. w zakresie obowiązków księgowych.

Okres przechowywania: Twoje dane osobowe będą przetwarzane tak długo, jak będzie to konieczne w związku z celami, dla których są przetwarzane, takimi jak okresy przechowywania określone w polskiej ustawie o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. lub innych obowiązujących przepisach.

Odbiorcy: Inni odbiorcy zgodnie z sekcją 4.

Przygotowanie, przedstawienie i obrona roszczeń prawnych

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w zakresie niezbędnym do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych.

Okres przechowywania: Twoje dane osobowe będą przetwarzane tak długo, jak będzie to konieczne do celów, dla których są przetwarzane.

Odbiorcy: Inni odbiorcy zgodnie z sekcją 4.

3.5 Pliki cookies

Na naszych stronach internetowych wykorzystujemy pliki cookies i podobne technologie („pliki cookies”). Pliki cookies to małe pliki tekstowe, które są przechowywane na Twoim urządzeniu w celu gromadzenia i przechowywania przydatnych informacji, dostarczania odpowiednich treści, zapewnienia funkcjonalności strony internetowej oraz dostarczania informacji o Twoim korzystaniu ze strony internetowej.

Nasza strona internetowa potrzebuje plików cookies, aby zapewnić jej funkcjonowanie oraz przechowywać Twoje żądania i preferencje wprowadzone na naszej stronie internetowej. Pliki cookies są niezbędne do zapewnienia Ci dostępu do strony internetowej i jej funkcjonalności. Mogą one obejmować wybór języka lub regionu oraz inne ustawienia ekranu.

Oprócz niezbędnych plików cookies używamy również innych plików cookies.

Analityka

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu analizy korzystania z naszej strony internetowej i jej zawartości.

Okres przechowywania: Dane analityczne są przechowywane tak długo, jak jest to konieczne do celów, dla których są przetwarzane.

Marketing

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu rozwoju naszych działań marketingowych oraz wyświetlania Ci odpowiednich i interesujących reklam.

Okres przechowywania: Dane marketingowe są przechowywane tak długo, jak jest to konieczne do celów, dla których są przetwarzane.

4 Odbiorcy, którym udostępniamy Twoje dane osobowe

W razie konieczności udostępniamy Twoje dane osobowe innym podmiotom. Odbiorca jest administratorem przetwarzania Twoich danych osobowych, chyba że określono inaczej. 

Udostępniamy Twoje dane osobowe następującym odbiorcom: 

Usługodawcy

Aby realizować cele, dla których przetwarzamy Twoje dane osobowe, udostępniamy je usługodawcom świadczącym usługi na naszą rzecz. Usługodawcy świadczą nam (i) usługi informatyczne, takie jak obsługa, konserwacja i wsparcie techniczne systemów informatycznych, (ii) usługi świadczone przez pośredników i partnerów floty oraz inne profesjonalne usługi biznesowe. Usługodawcy mogą przetwarzać Twoje dane osobowe wyłącznie w tych celach i wyłącznie zgodnie z naszymi instrukcjami, a nie dla własnych celów.

Jesteśmy administratorem danych osobowych w zakresie przetwarzania, które dostawcy usług wykonują w naszym imieniu i na naszą rzecz.

Spółki grupy

W pewnych okolicznościach udostępniamy Twoje dane osobowe innym spółkom z naszej grupy.

Inni odbiorcy

W pewnych okolicznościach możemy udostępniać Twoje dane osobowe innym odbiorcom, jeśli jest to konieczne do określonych celów (np. w celu spełnienia wymogów prawnych oraz w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych). Do takich innych odbiorców należą na przykład zewnętrzni doradcy, organy publiczne, sądy oraz potencjalni nabywcy lub sprzedawcy spółki. Ponadto w pewnych okolicznościach udostępniamy Twoje dane osobowe naszym partnerom biznesowym, jak określono poniżej.

5 Gdzie przetwarzamy Twoje dane osobowe?

Zawsze staramy się przechowywać i przetwarzać dane osobowe w UE/EOG. Jednak niektórzy z naszych dostawców usług mają siedzibę poza UE/EOG i w takich przypadkach dane osobowe są przetwarzane poza UE/EOG. Aby zapewnić ochronę danych osobowych, dbamy o to, aby dostawcy usług przetwarzający Twoje dane osobowe poza UE/EOG stosowali odpowiednie zabezpieczenia, na przykład poprzez zawieranie umów o przekazywaniu danych (zawierających standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską). Jeśli masz pytania dotyczące krajów, do których przekazywane są Twoje dane osobowe, oraz zabezpieczeń mających zastosowanie do tego przekazywania, lub chcesz otrzymać kopię zabezpieczeń i informacji, jeśli są one dostępne, prosimy o kontakt pod adresem e-mail bok@flovi.io.

6 Ogólne zasady ochrony danych osobowych

Podejmujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych przed utratą, zniszczeniem, niewłaściwym wykorzystaniem oraz nieuprawnionym dostępem lub ujawnieniem. Na przykład dostęp do danych osobowych mają wyłącznie osoby, które potrzebują ich do wykonywania swoich obowiązków.

7 Twoje prawa

W ramach przepisów dotyczących ochrony danych przysługują Ci określone prawa w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych. Będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe w zakresie niezbędnym do realizacji Twoich praw. Wszelkie wnioski dotyczące wykonania swoich praw prosimy kierować do nas pocztą elektroniczną na adres bok@flovi.io.

Masz prawo do:

Dostępu do swoich danych osobowych

Masz prawo zażądać potwierdzenia, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, a jeśli tak, uzyskać dostęp do przetwarzanych danych osobowych oraz dalsze informacje na temat przetwarzania Twoich danych osobowych. Możesz poprosić o kopię swoich danych osobowych, kontaktując się z nami pod adresem bok@flovi.io. Dostarczymy Ci kopię, chyba że mamy uzasadniony powód, aby nie udostępniać tych informacji lub udostępnienie ich miałoby negatywny wpływ na prawa i wolności innych osób. 

Aktualizacja danych osobowych

Masz również prawo zażądać poprawienia lub uzupełnienia wszelkich nieprawidłowych lub niekompletnych danych osobowych na Twój temat. 

Wycofanie zgody

Jeśli Twoja zgoda stanowi podstawę prawną przetwarzania Twoich danych osobowych, masz prawo wycofać swoją zgodę w dowolnym momencie. Jeśli nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania Twoich danych osobowych, masz prawo do usunięcia tych danych zgodnie z prawem określonym poniżej. 

Sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych 

Masz prawo sprzeciwić się, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją osobistą, przetwarzaniu Twoich danych osobowych w oparciu o nasze uzasadnione interesy. W takim przypadku zaprzestaniemy przetwarzania Twoich danych osobowych w zakresie, w jakim przetwarzanie opiera się na naszych prawnie uzasadnionych interesach, chyba że wykażemy, że nasze prawnie uzasadnione interesy przeważają nad Twoimi interesami, prawami i wolnościami lub że wykorzystanie Twoich danych osobowych jest niezbędne do przygotowania, przedstawienia i obrony roszczeń prawnych. Jeśli sprzeciwiasz się przetwarzaniu swoich danych osobowych, masz prawo zażądać ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych na czas rozpatrywania Twojego sprzeciwu. Jeśli w wyniku Twojego sprzeciwu nie będziemy już mieli prawa do przetwarzania Twoich danych osobowych, masz prawo do ich usunięcia, jak określono poniżej.

Usunięcie danych osobowych 

Masz prawo zażądać usunięcia swoich danych osobowych w określonych okolicznościach, gdy: 

• dane osobowe nie są już potrzebne do celów, dla których zostały zebrane lub w inny sposób przetworzone;

• wycofałeś zgodę, na podstawie której przetwarzano dane, i nie ma innej podstawy prawnej do ich przetwarzania;

• sprzeciwiłeś się przetwarzaniu swoich danych osobowych w celach marketingu bezpośredniego lub w inny sposób skorzystałeś z prawa do sprzeciwu, a nie ma uzasadnionej podstawy do przetwarzania;

• Twoje dane osobowe zostały przetworzone niezgodnie z prawem; 

• usunięcie danych osobowych jest konieczne w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na nas na mocy prawa UE lub prawa państwa członkowskiego; oraz

• dane osobowe zostały zebrane w związku ze świadczeniem usług społeczeństwa informacyjnego.

Nie możemy jednak usunąć Twoich danych osobowych, jeśli musimy je zachować w celu wykonania prawa do wolności wypowiedzi i informacji zgodnie z obowiązującym prawem lub w celu przygotowania, przedstawienia i obrony roszczenia prawnego. 

Ograniczenie przetwarzania danych osobowych

W pewnych okolicznościach masz prawo zażądać ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych w następujących sytuacjach:

• zakwestionowałeś dokładność danych osobowych. W takich przypadkach przetwarzanie zostanie ograniczone na okres, w którym będziemy mogli zweryfikować ich dokładność;

• jeśli przetwarzanie jest niezgodne z prawem, ale sprzeciwiasz się usunięciu danych osobowych i zamiast tego żądasz ograniczenia przetwarzania;

• nie potrzebujemy już danych osobowych do celów przetwarzania, ale potrzebujesz tych danych do przygotowania, przedstawienia i obrony roszczeń prawnych;

• sprzeciwiłeś się przetwarzaniu danych osobowych w celach innych niż marketing bezpośredni, a my czekamy na weryfikację, czy nasze interesy nie są nadrzędne wobec Twoich. 

Jeśli przetwarzanie Twoich danych osobowych jest ograniczone, oprócz przechowywania, możemy przetwarzać Twoje dane osobowe wyłącznie za Twoją zgodą, w celu przygotowania, przedstawienia i obrony roszczeń prawnych lub obrony innych praw.  

Przeniesienie danych osobowych (prawo do przeniesienia danych z jednego systemu do innego)

Masz prawo zażądać kopii danych osobowych, które przechowujemy, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego (przeniesienie danych z jednego systemu do innego). W odróżnieniu od prawa dostępu, prawo do przeniesienia danych z jednego systemu do innego obejmuje wyłącznie dane osobowe, które nam przekazałeś i które są przetwarzane na podstawie określonych podstaw prawnych, takich jak Twoja zgoda.  

Prawo do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego

Masz prawo złożyć skargę do właściwego organu nadzorczego, jeśli uważasz, że nie przestrzegamy obowiązujących przepisów o ochronie danych lub jeśli nie jesteś zadowolony z naszej odpowiedzi po skontaktowaniu się z nami. 

W Polsce właściwym organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych: 

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych 

ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, Polska

E-mail: kancelaria@uodo.gov.pl

Telefon: + 48 606 950 000 

8 Możemy aktualizować niniejszą Politykę prywatności

Od czasu do czasu możemy aktualizować informacje zawarte w niniejszej Polityce prywatności, na przykład, jeśli przetwarzamy dane osobowe w nowych celach, gromadzimy dane osobowe należące do nowych kategorii danych osobowych lub udostępniamy dane osobowe innym odbiorcom. W takim przypadku poinformujemy Cię o tym w odpowiedni sposób. Najnowsza wersja Polityki prywatności jest zawsze dostępna na tej stronie internetowej.

9 Skontaktuj się z nami

W razie jakichkolwiek pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt. Nasze dane kontaktowe znajdują się poniżej. Jeśli odpowiedź nie będzie satysfakcjonująca, możesz złożyć skargę do odpowiedniego organu nadzorczego.

Flovi sp. z o.o.

Numer KRS: 0001192586

ul. Bobrowiecka 8, 00-726 Warszawa

E-mail: bok@flovi.io