Zarządzanie flotą samochodową w firmie: jak usprawnić relokację pojazdów?

Samochód służbowy nie zawsze znajduje się tam, gdzie firma go akurat potrzebuje. Nowy pracownik czeka na auto, inna osoba zmienia oddział, pojazd musi trafić do serwisu albo po zakończeniu użytkowania powinien zostać zwrócony w ustalonym punkcie.

W takich sytuacjach zarządzanie flotą samochodową staje się również zadaniem logistycznym. Samochód trzeba odebrać, przekazać w innym miejscu i dopasować przejazd do kalendarza kilku osób. Jeżeli zawsze wykonuje go pracownik firmy, pojedyncza zmiana lokalizacji może zająć znaczną część dnia.

Relokacja na kołach pozwala oddzielić fizyczny przejazd od pozostałych obowiązków osoby odpowiedzialnej za flotę. Sprawny pojazd odbiera kierowca-partner i prowadzi go bezpośrednio pod wskazany adres. Firma nadal decyduje, kto ma korzystać z auta i dokąd powinno trafić, ale nie musi delegować własnego pracownika do wykonania trasy.

Co obejmuje zarządzanie flotą samochodową?

Zarządzanie flotą obejmuje cały cykl korzystania z pojazdów firmowych. Należą do niego między innymi wybór i finansowanie aut, przypisywanie ich użytkownikom, polityka flotowa, kontrola kosztów, serwis, ubezpieczenia, bezpieczeństwo oraz planowanie wymiany lub zwrotu pojazdów.

Flovi nie zastępuje pełnego systemu zarządzania flotą, firmy leasingowej ani zespołu odpowiedzialnego za pojazdy. Wspiera konkretny fragment procesu: relokację sprawnego samochodu z jednego adresu pod drugi. Takie rozróżnienie jest ważne, ponieważ monitoring pojazdu i podjęcie decyzji o jego wykorzystaniu to inne zadania niż zorganizowanie samego przejazdu.

Dlaczego relokacja staje się ważniejsza dla polskich flot?

Skala flot firmowych w Polsce rośnie, a wraz z nią liczba sytuacji, w których samochody trzeba przekazywać pomiędzy użytkownikami i lokalizacjami. Według opublikowanego przez PZWLP Barometru Flotowego 2025, 31 procent polskich firm planowało powiększenie floty w kolejnych trzech latach. Jednocześnie 61 procent firm planowało korzystanie z dodatkowych usług wspierających zarządzanie flotą.

Większa flota oznacza nie tylko więcej samochodów, lecz także więcej wydań, zwrotów, zmian przypisania i wizyt serwisowych. Bez ustalonego sposobu relokacji te przejazdy trafiają do osoby odpowiedzialnej za flotę, administracji albo samych użytkowników pojazdów.

Kiedy samochód służbowy musi zmienić lokalizację?

Potrzeba relokacji zwykle pojawia się przy zmianie użytkownika, etapu eksploatacji albo miejsca, w którym auto ma być dostępne. Typowe sytuacje to:

• dostarczenie samochodu nowemu pracownikowi lub osobie obejmującej inne stanowisko

• odbiór auta od pracownika po zakończeniu współpracy, kontraktu albo okresu użytkowania

• przeniesienie pojazdu pomiędzy oddziałami, biurami lub zespołami w różnych miastach

• przejazd do serwisu, stacji kontroli, punktu wymiany opon albo miejsca przygotowania pojazdu

• zwrot samochodu do firmy leasingowej lub innego punktu wskazanego po zakończeniu umowy

• przesunięcie auta rezerwowego lub współdzielonego tam, gdzie aktualnie jest potrzebne

Każdy z tych przypadków zaczyna się od tego samego problemu: sprawny samochód znajduje się w miejscu A, a powinien znaleźć się w miejscu B. Różni się natomiast powód przejazdu, osoba przekazująca auto oraz wymagania odbiorcy.

Ile pracy kryje się za jednym przejazdem pracownika?

Sama trasa pokazuje tylko część potrzebnego czasu. Pracownik musi dotrzeć do pojazdu, odebrać kluczyki, przejechać pod wskazany adres, przekazać samochód i zorganizować swój powrót. Czasem potrzebna jest druga osoba albo drugi samochód. Do tego dochodzą kalendarze osoby wydającej pojazd, kierowcy-partnera oraz odbiorcy.

Przy sporadycznym przejeździe firma może tego prawie nie zauważyć. Gdy jednak zmiany użytkowników, wizyty serwisowe i zwroty powtarzają się w kilku miastach, relokacje zaczynają konkurować z podstawowymi zadaniami zespołu. Zewnętrzny kierowca-partner pozwala wykonać trasę bez odrywania pracownika od jego codziennych obowiązków.

Które samochody można relokować na kołach?

Relokacja przez kierowcę-partnera pasuje przede wszystkim do pojedynczego, sprawnego samochodu, który może legalnie i bezpiecznie pokonać zaplanowaną trasę. Przed wyborem tej metody warto sprawdzić, czy:

• pojazd jest sprawny, dopuszczony do ruchu i przygotowany do jazdy

• firma akceptuje zwiększenie przebiegu o dystans relokacji

• samochód ma trafić bezpośrednio z jednego adresu pod drugi

• w obu lokalizacjach są dostępne osoby odpowiedzialne za wydanie i odbiór

• kluczyki, dokumenty i instrukcje można przekazać zgodnie z ustalonym procesem

Nie trzeba stosować jednej metody dla całej floty. Osoba odpowiedzialna za pojazdy może wykorzystywać relokację na kołach dla pojedynczych aut potrzebnych w konkretnym miejscu, a autotransporter dla większej partii pojazdów lub sytuacji, w której dodatkowy przebieg jest niepożądany.

Co pozostaje po stronie firmy, a co można zlecić Flovi?

Firma pozostaje właścicielem decyzji flotowych. Określa, komu przypisać samochód, czy pojazd jest gotowy do zmiany użytkownika, jaki jest cel przejazdu oraz jakie zasady obowiązują przy wydaniu. Odpowiada też za decyzje dotyczące finansowania, serwisu, ubezpieczenia i zgodności z polityką flotową.

W uzgodnionym zakresie Flovi może zorganizować fizyczną relokację sprawnego pojazdu. Kierowca-partner odbiera auto w podanym miejscu, prowadzi je do celu i przekazuje wskazanemu odbiorcy zgodnie z otrzymanymi instrukcjami. Dokładny sposób aktualizacji statusu, dokumentacji i przekazania należy ustalić przed rozpoczęciem współpracy.

Jak uporządkować powtarzalne relokacje we flocie?

Najłatwiej zacząć od jednego rodzaju przejazdu, który regularnie zabiera czas zespołu. Może to być odbiór samochodu od odchodzącego pracownika, dostawa auta do nowego użytkownika albo przejazd pomiędzy dwoma oddziałami. Następnie warto:

1. Wskazać sytuacje, które uruchamiają potrzebę relokacji.

2. Ustalić, kto przekazuje dane pojazdu, adresy, terminy i osoby kontaktowe.

3. Przygotować standardowe instrukcje dotyczące kluczyków, dokumentów i wyposażenia auta.

4. Przetestować proces na jednym powtarzalnym typie trasy.

5. Po pierwszych przejazdach sprawdzić, gdzie brakowało informacji lub potwierdzenia.

Taki pilotaż pomaga ocenić usługę na realnym procesie bez przebudowywania całego modelu zarządzania flotą.

Jakie informacje przygotować przed relokacją samochodu firmowego?

Do zaplanowania przejazdu potrzebne są przede wszystkim:

• dane pojazdu i potwierdzenie, że jest przygotowany do jazdy

• dokładny adres odbioru oraz dane osoby wydającej samochód

• dokładny adres dostawy oraz dane osoby odbierającej

• oczekiwany termin i dostępne okna czasowe po obu stronach

• instrukcje dotyczące kluczyków, dokumentów, kart i wyposażenia

• informacja o celu przejazdu, jeżeli wpływa on na sposób przekazania auta

Kompletne informacje zmniejszają ryzyko, że kierowca-partner dotrze do zamkniętego biura, nie zastanie osoby kontaktowej albo nie będzie mógł odebrać kluczyków. W relokacji samochodu służbowego gotowość obu lokalizacji jest równie ważna jak sama trasa.

Kiedy potrzebna jest laweta lub autotransporter?

Relokacja na kołach nie jest odpowiednia dla każdego zadania. Samochód niesprawny, niedopuszczony do ruchu lub wymagający specjalistycznego zabezpieczenia powinien zostać przewieziony w inny sposób. Laweta lub autotransporter mogą być lepsze również wtedy, gdy kilka pojazdów ma jechać razem albo firma nie akceptuje dodatkowego przebiegu.

Decyzję warto oprzeć na stanie auta, liczbie pojazdów, trasie, terminie i sposobie przekazania. Relokacja przez kierowcę-partnera jest jednym z narzędzi w procesie flotowym, a nie zamiennikiem wszystkich metod transportu.

Jak zacząć relokować samochody firmowe z Flovi?

Zacznij od opisania, gdzie samochody najczęściej zmieniają użytkownika lub lokalizację. Wskaż typowe trasy, liczbę przejazdów, rodzaje pojazdów i osoby uczestniczące w przekazaniu. Na tej podstawie Flovi może ocenić, w których sytuacjach relokacja na kołach pasuje do procesu Twojej firmy.

Dobrze zaplanowany proces nie odbiera firmie kontroli nad flotą. Usuwa jedynie konieczność wykonywania każdego przejazdu przez osobę, która ma inne zadania operacyjne.