Jak zorganizować transport samochodu do serwisu i z powrotem?

Wizyta w serwisie wymaga czegoś więcej niż umówienia terminu. Samochód trzeba jeszcze dostarczyć do warsztatu, przekazać właściwej osobie, a po zakończeniu prac odebrać i zwrócić do klienta, oddziału albo innego miejsca użytkowania.

Jeżeli każdy taki przejazd wykonuje pracownik firmy, nawet planowy przegląd angażuje go w dojazd, przekazanie pojazdu i organizację powrotu. Podobny problem ma klient, który musi zmienić swój dzień pracy, aby samodzielnie zawieźć i odebrać samochód.

Dla sprawnych samochodów alternatywą jest relokacja na kołach. Kierowca-partner odbiera auto we wskazanym miejscu, prowadzi je do serwisu, a po potwierdzeniu gotowości może zrealizować osobny przejazd powrotny.

Które firmy potrzebują odbioru i zwrotu serwisowego?

Przejazdy serwisowe pojawiają się wszędzie tam, gdzie firma zarządza samochodami znajdującymi się w różnych lokalizacjach. Potrzeba może dotyczyć jednego pojazdu klienta albo regularnej obsługi większej floty.

• dealer samochodowy kieruje pojazd demonstracyjny, używany albo przygotowywany do sprzedaży do wybranego serwisu

• wypożyczalnia wysyła samochód na przegląd, kontrolę, naprawę lub przygotowanie przed kolejnym wynajmem

• firma zarządzająca flotą organizuje wizyty serwisowe dla samochodów używanych przez pracowników w różnych miastach

• operator floty potrzebuje przejazdu między oddziałem, klientem, warsztatem i kolejnym punktem operacyjnym

Na czym polega transport samochodu do serwisu i z powrotem?

Odbiór i zwrot serwisowy składają się z dwóch oddzielnych relokacji. Pierwsza kończy się w serwisie. Druga rozpoczyna się dopiero wtedy, gdy warsztat potwierdzi, że samochód jest gotowy do odbioru.

• Firma potwierdza termin wizyty oraz gotowość samochodu do odbioru.

• Kierowca-partner odbiera pojazd od klienta, pracownika lub oddziału.

• Samochód zostaje dostarczony do wskazanego serwisu i przekazany osobie kontaktowej.

• Serwis wykonuje uzgodnione prace i informuje właściwą stronę, kiedy pojazd jest gotowy.

• Po przygotowaniu osobnego przejazdu kierowca-partner odbiera samochód i zwraca go pod ustalony adres.

Flovi odpowiada za uzgodnioną relokację pojazdu. Sam serwis, diagnoza, naprawa oraz decyzje techniczne pozostają po stronie warsztatu i właściciela procesu serwisowego.

Dlaczego przejazd do serwisu wymaga koordynacji czterech stron?

W typowym przejeździe uczestniczą firma zlecająca relokację, osoba lub oddział przekazujący samochód, serwis oraz kierowca-partner. Każda strona potrzebuje innych informacji, ale wszystkie muszą odnosić się do tego samego pojazdu, terminu i adresu.

Firma ustala zakres i miejsca przejazdu. Użytkownik albo oddział przygotowuje samochód i kluczyki. Serwis potwierdza możliwość przyjęcia lub wydania pojazdu. Kierowca-partner realizuje transport zgodnie z przekazanymi instrukcjami. Brak jednego potwierdzenia może zatrzymać cały proces, dlatego informacje powinny zostać zebrane przed rozpoczęciem każdego etapu.

Co firma zyskuje, gdy pracownik nie musi prowadzić auta do serwisu?

Przejazd serwisowy zajmuje więcej czasu niż sama trasa. Pracownik musi dotrzeć do samochodu, zaczekać na przekazanie, a następnie wrócić z warsztatu. Przy odbiorze po zakończeniu prac ten sam proces zaczyna się ponownie.

Zewnętrzna relokacja pozwala pozostawić pracowników tam, gdzie są potrzebni do obsługi klientów, wydań samochodów, sprzedaży lub zarządzania flotą. Firma nadal kontroluje termin wizyty i zakres serwisu, ale nie musi organizować własnego kierowcy na oba przejazdy.

Jakie informacje są potrzebne przed dostarczeniem samochodu do serwisu?

Przed pierwszym przejazdem warto potwierdzić:

• dane pojazdu oraz informację, że samochód jest sprawny i przygotowany do jazdy

• adres odbioru i dane osoby przekazującej kluczyki

• adres serwisu, termin przyjęcia oraz dane osoby kontaktowej

• instrukcje dotyczące dokumentów, kluczyków i wyposażenia pozostającego w samochodzie

• sposób potwierdzenia dostawy pojazdu do serwisu

Co trzeba potwierdzić przed przejazdem powrotnym?

Powrót nie powinien być traktowany jako automatyczna kontynuacja pierwszego przejazdu. Serwis musi najpierw potwierdzić, że prace zostały zakończone, samochód może bezpiecznie poruszać się po drodze, a kluczyki i wymagane dokumenty są gotowe do wydania.

Następnie trzeba wskazać adres zwrotu i osobę, która odbierze pojazd. Może to być ten sam punkt, z którego auto zostało odebrane, ale samochód może również trafić do oddziału, klienta albo kolejnego miejsca operacyjnego.

Czy każdy samochód można przetransportować do serwisu na kołach?

Nie. Relokacja przez kierowcę-partnera jest przeznaczona dla samochodu, który jest sprawny, dopuszczony do ruchu i może bezpiecznie pokonać zaplanowaną trasę. Pojazd zwiększa przebieg o przejechany dystans.

Jeżeli awaria uniemożliwia jazdę, samochód nie powinien zwiększać przebiegu albo jego stan wymaga specjalistycznego zabezpieczenia, właściwszym rozwiązaniem może być laweta lub autotransporter. Relokacja serwisowa nie zastępuje pomocy drogowej.

Jak wygląda usługa door-to-door w praktyce?

Model odbioru i zwrotu serwisowego jest częścią działalności Flovi od początku firmy. W ramach globalnej współpracy Flovi z Drivalia usługa door-to-door została opisana jako odbiór samochodu, dostarczenie go do serwisu i odwiezienie po zakończeniu prac. Współpraca firm rozpoczęła się w 2011 roku.

To przykład potwierdzający sam model usługi, a nie opis polskiego procesu lub obietnica identycznej obsługi w każdym przypadku. Zakres relokacji, przekazania i dokumentacji należy ustalić dla konkretnego klienta i rynku.

Jak rozpocząć odbiór i zwrot serwisowy z Flovi?

Najlepiej zacząć od jednego powtarzalnego przypadku, na przykład przejazdu samochodu między oddziałem a stałym partnerem serwisowym. Pozwala to uzgodnić role, informacje i moment uruchomienia przejazdu powrotnego bez zmiany całego procesu flotowego.

Po określeniu miejsc odbioru i dostawy, rodzaju pojazdów oraz osób kontaktowych Flovi może ocenić, czy relokacja na kołach pasuje do danego przejazdu.