Vuokra-autojen siirrot Suomessa: Näin kalusto pysyy oikeassa paikassa

Autovuokraamon kysyntä ei jakaudu tasaisesti. Yhdessä toimipisteessä autot voivat loppua kesken samalla, kun toisessa vapaita ajoneuvoja seisoo odottamassa seuraavaa varausta. Tilannetta muuttavat jatkuvasti yhdensuuntaiset vuokraukset, lomakaudet, tapahtumat, rikkoutuneet ajoneuvot ja asiakkaiden erilaiset autotarpeet.

Vuokra-autojen siirrolla ajoneuvo siirretään sinne, missä sille on seuraavaksi käyttöä. Kyse voi olla auton palauttamisesta lähtötoimipisteeseen, kaluston tasapainottamisesta kaupunkien välillä tai sijaisauton toimittamisesta suoraan asiakkaalle.

Toimiva siirtoprosessi auttaa autovuokraamoa pitämään suuremman osan kalustostaan vuokrattavissa. Flovin autonsiirtopalvelu autovuokraamoille mahdollistaa sekä suunnitellut että nopeasti syntyvät siirrot eri puolilla Suomea.

Miksi vuokra-autokalustoa pitää siirtää?

Vuokra-auto ei aina palaudu siihen toimipisteeseen, josta se lähti. Asiakas voi noutaa auton Helsingistä ja palauttaa sen Tampereelle, Turkuun tai toiselle paikkakunnalle. Tällöin auto jää uuteen sijaintiin riippumatta siitä, missä seuraava varaus alkaa.

Kaluston sijaintiin vaikuttavat myös esimerkiksi:

• yhdensuuntaiset vuokraukset

• viikonloppujen ja lomakausien kysyntä

• lentokenttien ja kaupunkien väliset erot

• tapahtumien aiheuttamat paikalliset kysyntäpiikit

• sijaisautojen tarve

• huoltoon tai korjaukseen menevät ajoneuvot

• tietyn automallin tai ajoneuvotyypin kysyntä

• maiden väliset vuokraukset ja palautukset

Jos auto jää paikkaan, jossa sille ei ole kysyntää, sitä ei voida tarjota seuraavalle asiakkaalle. Samaan aikaan toisessa toimipisteessä voidaan joutua kieltäytymään varauksesta sopivan auton puuttuessa.

Kaluston tasapainottamisessa ei siis ole kyse pelkästä logistiikasta. Se vaikuttaa suoraan ajoneuvojen käyttöasteeseen ja siihen, pystyykö vuokraamo vastaamaan asiakkaiden kysyntään.

Miten yhdensuuntaiset palautukset vaikuttavat kalustoon?

Yhdensuuntainen vuokraus tarjoaa asiakkaalle joustavuutta, mutta siirtää auton pois sen alkuperäisestä toimipisteestä. Yksittäinen palautus ei välttämättä muuta kalustotilannetta merkittävästi, mutta useat samaan suuntaan päättyvät vuokraukset voivat synnyttää nopeasti epätasapainon.

Tällöin osassa toimipisteitä voi olla liikaa autoja ja osassa liian vähän. Autot pitää joko yhdistää tuleviin varauksiin niiden nykyisessä sijainnissa tai siirtää takaisin alueelle, jossa niille on enemmän kysyntää.

Kuljettajakumppanin avulla auto voidaan noutaa palautuspisteestä ja ajaa suoraan seuraavaan toimipisteeseen. Vuokraamon oman henkilökunnan ei tarvitse käyttää työaikaansa siirtoon tai palata lähtöpaikkaan julkisilla kulkuvälineillä.

Miten autovuokraamo voi valmistautua sesonkivaihteluihin?

Vuokra-autojen kysyntä vaihtelee Suomessa voimakkaasti ajankohdan ja sijainnin mukaan. Kesälomat, juhlapyhät, talvimatkailu, suuret tapahtumat ja lentoliikenteen vaihtelut voivat lisätä tietyn alueen kysyntää nopeasti.

Kaikkia muutoksia ei voida ennustaa tarkasti, mutta tiedossa oleviin sesonkeihin voidaan valmistautua siirtämällä kalustoa etukäteen. Autoja voidaan esimerkiksi siirtää toimipisteeseen, jossa varaustilanne osoittaa kasvavaa kysyntää.

Jos tilanne muuttuu lyhyellä varoitusajalla, ulkopuolinen kuljettajaverkosto tarjoaa lisäkapasiteettia ilman, että vuokraamon tarvitsee ylläpitää omaa siirtoihin varattua henkilöstöä koko ajan.

Tavoitteena ei ole siirtää autoja mahdollisimman paljon. Tarkoitus on siirtää oikeat ajoneuvot sinne, missä ne voidaan vuokrata seuraavaksi.

Miten sijaisautojen toimitukset hoidetaan?

Sijaisauton tarve syntyy usein nopeasti. Asiakkaan oma auto voi rikkoutua, huolto voi kestää odotettua pidempään tai alkuperäinen vuokra-auto voi olla poistettava käytöstä teknisen vian vuoksi.

Korvaavan auton pitää tällöin päästä asiakkaalle tai yhteistyökumppanille sovitussa aikataulussa. Siirto voidaan tehdä vuokraamon toimipisteestä asiakkaan kotiin, korjaamolle, autoliikkeeseen tai muuhun sovittuun osoitteeseen.

Kuljettajakumppani noutaa auton, dokumentoi sen kunnon ja toimittaa sen vastaanottajalle. Siirron tiedot tallennetaan digitaalisesti, jolloin vuokraamo pystyy seuraamaan toimituksen etenemistä.

Tarvittaessa auton kotiintoimitus voidaan liittää osaksi vuokraamon asiakaspalvelua.

Miten vuokra-autojen siirtoprosessi toimii?

Siirto alkaa siitä, että autovuokraamo ilmoittaa nouto- ja toimitusosoitteen, ajoneuvon tiedot sekä siirrolle sopivan aikataulun Flovin portaalissa.

Tämän jälkeen prosessi etenee seuraavasti:

1. Siirto tulee saataville Flovin kuljettajasovellukseen.

2. Kuljettajakumppani valitsee aikatauluunsa ja osaamiseensa sopivan siirron.

3. Kuljettajakumppani noutaa auton annettujen ohjeiden mukaisesti.

4. Auton kunto ja mukana olevat varusteet dokumentoidaan.

5. Auto ajetaan suoraan valittuun toimipisteeseen tai asiakkaan osoitteeseen.

6. Vuokraamo voi seurata siirron etenemistä.

7. Auto luovutetaan vastaanottajalle ja toimitus dokumentoidaan.

Kuvat ja siirtoon liittyvät tiedot tallentuvat portaaliin. Tämä helpottaa ajoneuvon kunnon tarkistamista ja vähentää epäselvyyksiä silloin, kun auto vaihtaa toimipistettä tai vastaanottajaa.

Miten dokumentointi auttaa autovuokraamoa?

Vuokra-autot vaihtavat käyttäjää ja sijaintia säännöllisesti. Siksi ajoneuvon kunnon dokumentointi on tärkeä osa jokaista siirtoa.

Kuljettajakumppani tarkistaa ja kuvaa auton ennen matkaa. Toimituksen yhteydessä auto dokumentoidaan uudelleen. Näin vuokraamolla on tallessa tieto ajoneuvon kunnosta siirron alussa ja lopussa.

Dokumentointi voi sisältää auton ulkopuolen, sisätilojen ja mukana olevien varusteiden tarkistamisen annettujen ohjeiden mukaisesti. Se auttaa erottamaan ennen siirtoa olemassa olleet vauriot mahdollisista myöhemmin havaituista muutoksista.

Milloin ajamalla tehtävä siirto sopii vuokra-autolle?

Ajamalla tehtävä autonsiirto sopii ajokuntoiselle vuokra-autolle, joka pitää siirtää suoraan toiseen toimipisteeseen tai asiakkaalle. Se on käytännöllinen etenkin silloin, kun kyseessä on yksittäinen auto, toimitusosoite on tiedossa ja auton pitää päästä takaisin käyttöön ilman suuremman kuljetuksen odottamista.

Rekka tai lavetti voi olla parempi vaihtoehto, jos auto ei ole ajokuntoinen, useita autoja siirretään samanaikaisesti samalle reitille tai ajoneuvoon ei haluta siirtomatkasta kertyviä kilometrejä.

Tarkempi vertailu löytyy artikkelista Autonsiirto vai autonkuljetus rekalla: kumpi sopii yrityksellesi?.

Miten siirtojen ulkoistaminen vaikuttaa henkilökunnan työhön?

Ilman ulkopuolista siirtopalvelua vuokraamon työntekijä voi joutua ajamaan auton toiseen toimipisteeseen ja järjestämään oman paluumatkansa. Tämä vie aikaa asiakaspalvelulta ja muilta toimipisteen tehtäviltä.

Siirtojen ulkoistaminen antaa henkilökunnalle mahdollisuuden keskittyä ajoneuvojen luovutuksiin, palautuksiin, varausten hallintaan ja asiakkaiden palvelemiseen. Samalla siirtokapasiteettia voidaan käyttää tarpeen mukaan ilman, että jokaiseen kysyntähuippuun täytyy varata oma työntekijä.

Flovin ja Europcarin yhteistyössä autonsiirtoja on käytetty eri puolilla Suomea vastaamaan muuttuviin autotarpeisiin ja kehittämään vuokra-, sijais- ja kausiautojen toimitusmalleja.

Voiko vuokra-autoja siirtää myös maiden välillä?

Kyllä. Vuokra-auto voi palautua eri maahan kuin missä sitä seuraavaksi tarvitaan, tai kalustoa voidaan siirtää maiden välillä kysynnän mukaan.

Kansainvälisessä siirrossa tarvitaan enemmän ennakkosuunnittelua kuin Suomen sisäisessä siirrossa. Reitti, auton asiakirjat, vakuutukset, avainten luovutus ja muut käytännön järjestelyt pitää varmistaa ennen lähtöä.

Flovi järjestää kansainvälisiä autonsiirtoja valituilla reiteillä Euroopassa. Saatavuus, hinta ja aikataulu vahvistetaan reitin ja ajoneuvon tietojen perusteella.

Mitä autovuokraamon kannattaa arvioida ennen siirron tilaamista?

Ennen siirron tilaamista kannattaa tarkistaa ainakin:

• ajoneuvon sijainti ja ajokunto

• seuraavan varauksen alkamispaikka ja ajankohta

• nouto- ja toimitusosoitteet

• avainten luovutustapa

• auton mukana kulkevat varusteet ja asiakirjat

• siirrolle sopiva aikaikkuna

• tarvitaanko toimitus suoraan asiakkaalle

• kannattaako yksittäinen auto siirtää vai odottaa muita samaan suuntaan meneviä ajoneuvoja

Siirtoa ei kannata tarkastella irrallisena kuluna. Päätöksessä on hyvä huomioida myös auton odotusaika, mahdollisesti menetetyt varaukset ja henkilökunnan siirtoon käyttämä työaika.